Rekisteriseloste


Rekisterin ylläpitäjä
Kelan toimihenkilöt ry
Y-tunnus: 0213504-8

Ratamestarinkatu 11
00520 Helsinki
puh. 040 451 5009


Rekisteriasioista vastaava:

Hannele Vartiainen, asiamies
Kelan toimihenkilöt ry
Ratamestarinkatu 11
00520 Helsinki
puh. 040 451 5009


Rekisterin nimi

Kelan toimihenkilöt ry:n jäsenrekisteri.

Jäsenrekisteriä ylläpitää Palkansaajajärjestö Pardia, ja se koostuu jäsenrekisteristä ja siihen liittyvästä sovelluksesta, jossa jäsen voi asioida sähköisesti. Sähköisen asioinnin tiedot siirtyvät joko sellaisenaan rekisteritiedoiksi tai sen jälkeen, kun rekisterin ylläpitäjän käsittelijä ne hyväksyy.


Rekisterin pitämisen peruste

Kelan toimihenkilöt ry:n tarkoitus ja toiminta määritellään yhdistyksen sääntöjen toisessa ja kolmannessa pykälässä. Yhdistyksen tarkoituksena on valvoa ja kehittää jäsentensä työsuhteen ehtoja, ammatillisia ja sosiaalisia etuja sekä parantaa heidän työhyvinvointiaan, edistää Kelan palveluksessa olevien toimihenkilöiden ja sosiaalivakuutuksen alalla työskentelevien henkilöiden ammatillista järjestäytymistä sekä vahvistaa jäsentensä keskinäistä yhteenkuuluvuuden tunnetta.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys muun muassa käy työsuhteen ehtoja koskevat neuvottelut, solmii jäseniä koskevia työehto- ja muita sopimuksia, järjestää koulutus-, tiedotus- ja neuvontatilaisuuksia ja harjoittaa tiedotustoimintaa.


Eu tietosuoja-asetuksen mukaiset yleiset edellytykset rekisterille ovat

  • Yhdistyslain mukaiset edellytykset

    • Henkilötiedot: sukunimi, etunimet, kutsumanimi, edellinen nimi (tietoa ei ole päivitetty enää sähköisessä liittymislomakkeessa), henkilötunnus, postikieli, postitusosoite, lisäosoite, postinumero, postitoimipaikka, toinen lähiosoite (työ), lisäosoite (työ), postinumero (työ), postitoimipaikka (työ), kotipuhelin, työpuhelin, matkapuhelin, sähköposti1 (johon toivotaan liitosta tuleva posti) ja sähköposti2 

  • Säännöissä määriteltyjen tehtävien hoitamiseksi kerättävät tiedot

    • äidinkieli, kansalaisuus, markkinointiesto, ammattinimike, koulutusala, henkilöstöedustukset, sukupuoli, jäsenjärjestön ja -yhdistyksen määrittelemät luokitustiedot, alueyhdistyksen tiedotettaviin kuuluminen

    • Jäsenyystiedot: liittoon liittymispvm, jäsenyhdistys, jäsenyhdistykseen liittymispvm, jäsenlaji, jäsenlajin alkupäivä, jäsennumero, työttömyyskassa, työttömyyskassaan liittymispvm, järjestöyksikköhistoria, sopimusala

    • Työnantajatiedot: työnantajan nimi, y-tunnus, työpaikan nimi, työsuhteen alku- ja loppupvm, työsuhteen toimiala, asema työsuhteessa, palvelussuhteen laji

    • Jäsenmaksutiedot: maksajan maksupäivä, jäsenmaksun tilittäjä, jäsenmaksun alku- ja loppupvm, summa

    • Luottamustehtävät: järjestötehtävät ja luottamustehtävät Kelan toimihenkilöt ry:ssä ja Palkansaajajärjestö Pardiassa /jäsenjärjestössä ja -yhdistyksessä sekä STTK:ssa

    • Jäsenmaksujen perintä   

  • JATTK-työttömyyskassan jäsenyys ja työttömyyskassaetuudet.  

Kelan toimihenkilöt ry:n www-sivuilla henkilötietoja kerätään sähköisillä lomakkeilla. Tarvittavat tiedot tapahtuma- ja koulutusilmoittautumisista, stipendin hakemisesta, lomaosakevarauksista sekä yhdistykseen annetusta palautteesta ja jäsenten tiedusteluista tallennetaan määräajaksi (kuusi vuotta) liiton järjestelmään, jonka jälkeen ne tuhotaan. Tietoja kerätään yhdistyksen ja jäsenen välisen jäsensuhteen hoitoon ja ylläpitoon.


Rekisterin tietosisältö

Kelan toimihenkilöt ry:n henkilöjäsenet.


Rekisterin tietolähteet

Henkilöjäsen, työnantajat, jäsenmaksujen tilittäjät, JATTK-työttömyyskassa, Väestörekisteri, Posti, jäsenjärjestöt ja jäsenyhdistykset.


Henkilötietojen luovutukset

Palkansaajajärjestö Pardia ilmoittaa verottajalle suoritetut jäsenmaksut sähköisessä muodossa.

Tietoja luovutetaan vakuutusedun tarjoajalle vakuutussopimuksen nojalla: jäsennumero, nimi, osoite, henkilötunnus. Luovutuksen perusteena on jäsenen antama suostumus. Tietoja luovutetaan sähköisesti/paperimuodossa sekä teknisen tietoliikenne/käyttöyhteyden avulla.

Tietoja luovutetaan työttömyyskassalle sähköisesti/paperimuodossa sekä teknisen tietoliikenne/käyttöyhteyden avulla.

Tietoja luovutetaan tilitoimistolle kulukorvausten, palkkioiden ja stipendien maksatusta varten.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, jos henkilö on kieltänyt luovutuksen.

Kelan toimihenkilöt ry ei siirrä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kelan toimihenkilöt ry toimittaa alueyhdistyksille, Nuorisotoimikunnalle ja Esimies-asiantuntijatoimikunnalle heidän toimintaansa koskevat jäsenluettelot sähköisesti/paperimuodossa. 


Jäsenen oikeus tulla unohdetuksi

Jäsenellä on oikeus tulla unohdetuksi, jolloin kaikki hänen rekisteritietonsa poistetaan. Jäsenmaksuasioihin liittyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain määräajat huomioiden.  


Rekisterin suojaus

Kelan toimihenkilöt ry:n ja rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja tiedot on suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisterissä olevat tiedot säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeen 10 vuotta.


Tietosisällön käsittelijät

Rekisteritietoihin on pääsy ja palvelimella olevia tietoja käyttävät tehtäviensä mukaisesti Pardian henkilöstö, joilla on pääsy yhdistyksensä henkilöjäsenten tietoihin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Jäsenet pääsevät itse muuttamaan omat yhteystietonsa.              


Tarkastusoikeus

Henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot sekä saada niistä kopio pyydettäessä (EU-tietosuoja-asetus). 


Tiedon korjaaminen

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.


Tämä seloste on hyväksytty Kelan toimihenkilöt ry:n hallituksessa 23.5.2018